RECOPILACIÓN DE NECESIDADES

"IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES CON EL CLIENTE"

Si los requerimientos se enfocan a describir las necesidades del cliente, entonces es lógico que para recabarlos haya que obtener la información de primera mano. Esto es, mediante entrevistas con el cliente u obteniendo la documentación que describa la manera que el cliente desea como funcione el sistema de software. Las necesidades y / o requerimientos del cliente evolucionan con el tiempo y cada cambio involucra un costo. Por eso es necesario tener archivada una copia de la documentación original del cliente, así como cada revisión o cambio que se haga a esta documentación.

Para que la metodología sea efectiva en los puntos  descritos se definieron las siguientes actividades que se deben desarrollar para la correcta identificación de necesidades de los clientes:

Obtener y Analizar información de las necesidades del cliente

Para hacer una correcta identificación de los clientes y poder realizar un análisis de manera asertiva se pueden implementar una serie de técnicas de acuerdo al  cliente con el que se esté tratando. Como apoyo a esta etapa la metodología presenta algunas técnicas con las que se pueden identificar las necesidades de manera tal que el análisis sea apropiado para satisfacer las expectativas del cliente.

   Definición del alcance

La definición del alcance tiene como propósito describir y delimitar claramente las necesidades del cliente, las cuales pretenden ser cumplidas con el proyecto.

Es importante para la definición del alcance la identificación de los siguientes aspectos:

• Los entregables que hacen parte del alcance. Se recomienda describir y listar los entregables finales, principalmente los que deben ser aprobados por el cliente.
• Los tipos de datos que están en el alcance y fuera de él. Los “tipo de datos” se refieren a la categoría del negocio de los entregables tales como datos financieros, datos de ventas, datos de los empleados, etc.
• Las fuentes de datos (bases de datos) que están en el alcance y fuera de él. Esto es similar a los tipos de datos, excepto que ahora se está refiriendo a los datos agregados tales como base de datos de clientes, Contabilidad general, sistema de facturación y cobranza, etc.
• Áreas involucradas en el alcance y fuera de él. En algunos casos, las áreas involucradas en el proyecto ayudan a delimitar el alcance.
• Condiciones fuera del alcance. Se recomienda como punto de claridad y contraste al describir entregables que no serán creados, qué organizaciones no serán impactadas, qué facilidades y funciones no serán incluidas, entre otros aspectos.

    Fuentes de información claves

Cualquier información creada anteriormente debe ser usada como base para definir el alcance de manera más detallada. Si por alguna razón no se cuenta con suficiente información para la definición del alcance, se debe buscar apoyo con el patrocinador para reunir información adicional.

Si se tienen objetivos del proyecto, se recomienda tenerlos en cuenta para ayudar a afinar el alcance. Por definición, se deben crear uno o más entregables para cumplir cada objetivo, y definir los entregables del proyecto es uno de los aspectos principales del alcance del proyecto.

Recomendaciones para definir el alcance

Algunas recomendaciones para la definición del alcance son:

• Desarrollar un escrito o documento formal.
• Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el  trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas. 
• Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación.
• Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del  proyecto.
• Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.                                    

    Beneficios de una buena definición

El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel Operativo y nos ayuda a:

• Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos.
• Facilitar la asignación clara de recursos y responsabilidades.
• Definir la línea base para la medición del desempeño y control.
• Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables.
• Desarrollar y confirmar un entendimiento común del  proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto.
• Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente. "Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido para terminar exitosamente."

     Entregable de Identificación de Necesidades

El presente documento será trabajado de la mano del cliente, principalmente cuando no se cuenta con documentación previa que sirva como base para aclarar las necesidades del cliente.

Formato	Objetivo
MR_002_Identificacion de Necesidades (Ver Formato)	Presentar  una descripción de lo que se requiere desde la perspectiva del cliente para resolver la necesidad u oportunidad de mejora identificada. El presente documento será trabajado de la mano del cliente.